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AI導入、LP制作、業務自動化、小型ツール開発を相談したいと思っても、「何を伝えればいいか分からない」ところで止まってしまうことがあります。

完璧な仕様書は不要です。むしろ最初から細かい仕様を作り込むより、今の状況、困っていること、やりたい結果、使っている資料やツールを短くまとめた方が、相談は進みやすくなります。

この記事では、小規模事業者や個人事業者が制作・AI活用・自動化を相談する前に整理しておきたい「相談メモ」の作り方を解説します。

相談が止まる原因は「情報不足」より「順番が見えない」こと

制作や自動化の相談でよくあるのは、情報がまったくない状態ではありません。むしろ、資料、URL、スプレッドシート、過去のやり取り、社内メモなどは手元にあります。

問題は、それらが相談相手に伝わる順番で整理されていないことです。

• 何を改善したいのか
• 今どのように運用しているのか
• どこで時間やミスが発生しているのか
• 誰が使うものなのか
• どの範囲まで依頼したいのか
• いつまでに必要なのか

この順番が見えるだけで、相談の初回返信や見積もりの精度が上がります。

まず1行で「何をよくしたいか」を書く

相談メモの最初には、細かい機能ではなく、目的を1行で書きます。

• LPからの問い合わせを増やしたい
• 問い合わせ後の手作業を減らしたい
• 社内資料をAIで探せるようにしたい
• スプレッドシート管理のミスを減らしたい
• 広告用バナーの改善スピードを上げたい

ここで大切なのは、「AIを入れたい」「ツールを作りたい」だけで終わらせないことです。何を改善したいのかが分かると、LP制作がよいのか、業務自動化がよいのか、ローカルLLMやRAGの試作がよいのかを判断しやすくなります。

現状のやり方を短く書く

次に、今どのように作業しているかを書きます。きれいな業務フロー図は不要です。普段の作業をそのまま箇条書きにするだけで十分です。

• 問い合わせフォームからメールが届く
• 内容を見て担当者にチャットで共有する
• 必要に応じてスプレッドシートへ転記する
• 返信テンプレートを探して手動で送る
• 対応状況は担当者ごとに管理している

この程度でも、どこを自動化できるか、どこに小型ツールが必要か、どこは運用ルールだけで改善できるかが見えます。

困っている場面を3つまでに絞る

相談前に、困りごとをすべて列挙しようとすると、かえって焦点がぼやけます。最初は3つまでに絞るのがおすすめです。

• 問い合わせの返信が遅れてしまう
• スプレッドシートへの転記ミスが多い
• LPのどこを直せばよいか判断できない

RAGや社内AIの場合は、資料が多くて探すのに時間がかかる、最新版が分からない、社外に出したくない情報がありクラウドAIへ入力しにくい、といった形で整理できます。

困っている場面が具体的だと、相談相手は「機能」ではなく「解決すべき負担」から提案できます。

使っているURL・資料・ツールをまとめる

制作や自動化の相談では、現在使っているものが重要な判断材料になります。相談メモには、該当するものだけでよいので、次の情報を書いておきます。

• 現在のWebサイトやLPのURL
• 問い合わせフォームのURL
• 使っているWordPressテーマや管理画面の有無
• 業務で使っているExcelやスプレッドシート
• Notion、Google Drive、Slack、Chatworkなどの利用状況
• AIで参照したいPDF、マニュアル、FAQ、過去問い合わせ
• 既存のロゴ、ブランドカラー、バナー素材

すべてを最初に送る必要はありません。ただ、「このような資料がある」と分かるだけで、LP改善、RAG、業務自動化、AI画像・バナー制作の進め方を判断しやすくなります。

「作りたいもの」より「使う人」を書く

小型ツールや自動化では、誰が使うかによって設計が変わります。同じ問い合わせ管理でも、使う人が1人なのか、複数担当者なのか、外部スタッフも見るのかで必要な機能は変わります。

• 使う人数
• 管理者と担当者の違い
• スマホで使う必要があるか
• 外部パートナーにも見せるか
• 見せたくない情報があるか

誰が使うかが見えると、最初から大きなシステムにしなくてもよい範囲が分かります。

予算感と希望時期はざっくりでよい

予算や納期が決まっていないと相談してはいけない、ということはありません。ただし、目安がまったくないと提案の幅が広がりすぎます。

• まずは小さく試したい
• 今月中にLPの改善方針だけ決めたい
• 本格開発ではなく試作から始めたい
• 急ぎではないが、手作業を減らす方法を知りたい
• 予算は未定だが、段階的に進めたい

小規模な相談では、最初から完成形を決めるより、診断、試作、部分改善、継続改善のように段階を分ける方が現実的です。

相談メモのテンプレート

以下の形でまとめると、AI導入、LP制作、業務自動化、小型ツール開発のどれでも相談しやすくなります。

1. 改善したいこと
例: 問い合わせ後の対応漏れを減らしたい

2. 現在のやり方
例: フォーム通知を見て、手動でスプレッドシートに転記している

3. 困っている場面
例: 返信漏れ、担当者への共有漏れ、過去対応の検索に時間がかかる

4. 使っているもの
例: WordPress、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Chatwork

5. 使う人
例: 管理者1人、担当者2人。スマホでも確認したい

6. 希望
例: まずは小さく試したい。必要なら段階的に拡張したい

このテンプレートを埋めるだけでも、相談の初回で必要な確認がかなり減ります。

相談メモがあると見積もりが早くなる理由

見積もりが遅くなる原因の多くは、金額計算そのものではなく、前提確認です。

• 何を作るべきか
• どこまで作るべきか
• 既存のものを使えるか
• 誰が使うのか
• 急ぎなのか、段階的でよいのか

相談メモがあると、この前提確認が短くなります。結果として、初回相談、概算見積もり、優先順位の提案まで進みやすくなります。

まとめ

AI導入、LP制作、業務自動化、小型ツール開発を相談する前に、完璧な仕様書を作る必要はありません。

まずは、改善したいこと、現在のやり方、困っている場面、使っているURLや資料、使う人、ざっくりした希望をまとめれば十分です。

YOSHIO.devでは、LP制作、ローカルLLM・RAG環境構築、業務自動化、小型ツール開発、AI画像・バナー制作について、相談前の整理から対応できます。今の運用メモや既存資料をもとに、小さく試せる改善案を一緒に整理できます。

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